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Cosa fare quando decidi di annullare un evento? Scopri perché una cancellazione ben fatta può valorizzare il tuo brand.

Ecco alcuni consigli per trasformare una situazione spiacevole in un’opportunità e mostrare il massimo nel customer care.

Comunica con i partecipanti e blocca le vendite

Se sei sicuro di voler cancellare un evento, il primo passo è di dare una comunicazione ai partecipanti e di smettere di vendere i biglietti.

Gli acquirenti vengono prima di tutto, quindi bisogna informarli il prima possibile.

Capire con quanto anticipo informarli non facile, ma idealmente dovresti dar loro 24 ore di preavviso.

Ovviamente, prima lo fai meglio è, che si tratti di una settimana o di un mese, soprattutto se i partecipanti hanno programmato un viaggio da molto tempo e hanno bisogno di riorganizzarsi con le prenotazioni.

Se possibile, chiamali di persona: molti non controllano la posta di frequente, oppure la mail potrebbe essere finita nello spam. Usa tutti i canali a tua disposizione: social, telefono, email, sms, il tuo sito web…

Quando scrivi ai partecipanti, sii chiaro sul rimborso: quanto sarà l’importo, quando verrà accreditato, come verrà accreditato.

Il problema del rimborso

Il problema del rimborso

In generale, se il biglietto è stato pagato, si dovrebbe dare un rimborso completo e in tempi brevi.

Tuttavia se l’evento dura più giorni e solo uno di questi viene annullato, ha senso offrire un rimborso parziale o proporzionale ai chi ha acquistato il pacchetto completo.

Leggi anche: Quando rimborsare il biglietto

Rimandare o cancellare?

Se hai a disposizione un’altra data, posticipa l’evento anziché annullarlo. In questo modo non dovrai rimborsare tutti, ma solo chi non è disponibile a venire quel giorno.

Rifletti

Una volta che hai informato tutti che hai scelto di cancellare un evento, rifletti su come migliorare la situazione la prossima volta.

Cosa è andato storto? Cosa potresti fare in futuro? Quanti partecipanti saranno disposti a venire la prossima volta?

Dover annullare un evento è lo scenario peggiore di ogni organizzatore, ma se fatto con stile sarà la base per il tuo prossimo evento di successo.

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