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Se il tuo budget non ti permette di assumere troppe persone, la soluzione sta nel trovare dei volontari per il tuo prossimo evento.

Ecco 6 domande che dovresti farti per trovare i migliori volontari:

 

Come li registro?

Crea un sistema di registrazione online solo per i volontari; in questo modo tutte le loro informazioni andranno su un unico database e potrai comunicare con loro in un attimo.

Nel modulo, specifica se cerchi volontari di una certa età (ad esempio solo maggiorenni), se dovranno montare delle attrezzature o sollevare degli scatoloni.

Come trovare volontari per il tuo evento

 

E se si registrano, ma non si fanno vedere?

Sii chiaro su dove e quando dovranno presentarsi. In ogni caso manda una mail di promemoria con tutti i dettagli, dando anche la possibilità ai volontari di entrare in contatto con te e farti domande.

 

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Come dovrei assegnare loro gli incarichi?

Prima dell’evento, cerca di conoscerli e di capire come possono aiutarti: c’è chi preferisce avere a che fare con il pubblico, chi invece vuole lavorare dietro le quinte.

Quando assegni loro gli incarichi, dai delle direttive semplici e che non richiedano particolari competenze.

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Come faccio a sapere che faranno il loro lavoro?

Scegli dei membri dello staff per formare i volontari: dopo la fase di orientamento, lascia ai volontari il tempo fare pratica e prendere confidenza con le loro mansioni.

Lo staff avrà anche il compito di informarli sulle norme di igiene, sicurezza e policy dell’evento. In poche parole, lo staff sarà il loro punto di riferimento.

 

I volontari mi aiuteranno a contenere il budget?

I volontari sono una grande risorsa, ma serve sempre uno staff qualificato per i ruoli chiave come la gestione del denaro o la sicurezza.

 

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Cosa faccio dopo l’evento?

Alla fine dell’evento, prenditi un momento per ringraziare i volontari e cerca di ottenere un feedback, che sia tramite mail o con un sondaggio online: i loro commenti sono preziosi.

Com’è stata la loro esperienza sul campo? Hanno avuto difficoltà? Si sono divertiti?

 

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Fagli capire che sono stati importanti per il successo dell’evento: saranno spinti a darti una mano la prossima volta!

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